La clave para el diseño de los sistemas de gestión: Simplicidad inteligente
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Simplicidad inteligente
La simplificación de procesos y procedimientos debe ser considerada una herramienta estratégica que destraba burocracias, reduce costos y aligera la carga de trabajo
¿Por qué es tan decepcionante la productividad en muchas empresas?. (A pesar de todos los avances tecnológicos… computadoras, informática, telecomunicaciones e Internet).
¿Por qué hay tan poco compromiso en el trabajo?
Al principio se puede pensar que es como el dilema del huevo y la gallina: Ya que la gente está poco comprometida, es menos productiva. O viceversa, dado que es menos productiva, ponemos más presión y se compromete menos.
Si realizamos un análisis en profundidad, nos damos cuenta de que existe una causa raíz común a estas dos cuestiones . La forma en que organizamos se basa en dos pilares. El duro, estructura, procesos, sistemas. El suave… emociones, sentimientos, relaciones interpersonales, rasgos de personalidad. Y cada vez que una empresa reorganiza, reestructura, hace reingeniería, pasa por un programa de transformación cultural, elige estos dos pilares. Tratamos de perfeccionarlos, tratamos de combinarlos. La verdadera cuestión es, (y esta es la respuesta a las preguntas), estos pilares son obsoletos.
Todo lo que se lee en libros de negocios se basa ya sea en uno u otro o su combinación.
¿Cómo funcionan cuando se intentan utiliza frente a la nueva complejidad de los negocios?
El enfoque duro: básicamente es cuando se comienza con estrategia, requisitos, estructuras, procesos, sistemas, indicadores clave, cuadros de mando, comités, sedes, nodos, lo que quieran. Se me olvidaban las métricas, incentivos, comisiones, oficinas intermedias e interfaces. A la izquierda, en suma lo que pasa: se tiene más complejidad, la nueva complejidad del negocio. Necesitamos calidad, costos, fiabilidad, velocidad. Y cada vez que hay un nuevo requisito, utilizamos el mismo enfoque. Creamos sistemas de estructura dedicada al proceso, básicamente para lidiar con la nueva complejidad del negocio. El enfoque duro crea solo complicaciones en la organización.
El enfoque suave: Para que la gente coopere, tenemos que hacer que se lleven bien. Mejorar los sentimientos interpersonales, entre más se lleven bien más colaborarán. Eso está totalmente errado. Es incluso contraproducente. Sin duda, estos enfoques son obsoletos
Para lidiar con la complejidad, para mejorar el sistema nervioso, hemos creado lo que llamamos el enfoque de simplicidad inteligente basado en reglas simples.
Regla número uno: Entienda lo que hacen los otros. ¿Cuál es su verdadero trabajo? Tenemos que ir más allá de los prejuicios, las descripciones de trabajo, más allá de la superficie del contenedor, comprender el contenido real.
Regla numero dos: Se necesita reforzar los integradores. Los integradores no son las oficinas intermedias, son los gerentes(o directores dpto.), que son los responsables de obligar a otros a cooperar.
Estas reglas, vienen de la teoría de juegos y la sociología organizacional. Crear bucles de retroalimentación que expongan a la gente a las consecuencias de sus acciones.
